Kalenteri on sisällöntuottajan paras kaveri. Kuva: Flickr.com / joelrivlin
Nettisivujen sisällöt ovat retuperällä. Jos perusesittelyihin on joskus satsattu, ainakin ajankohtaista-palstojen sisällöt ovat vanhentuneita. Tämä vaikeuttaa huomattavasti asiakkaan tiedonsaantia, mutta antaa myös huonon kuvan organisaatiostasi yleensä. Kun puhutaan tekstisisällöistä, asia olisi korjattavissa suhteellisen helposti. Ota sisällöntuotanto tosissasi ja merkitse se kalenteriisi muiden tärkeiden tehtävien joukkoon.
Suurin osa yrittäjistä on hyvä vain omalla ydinosaamisalueellaan. Sitä ei välttämättä ole kirjoittaminen. Kirjoittamista voi tietysti harjoitella, mm. Facebookissa Kirjoituskoulu a la Alasilta -sivulla, mutta suurempana ongelmana pidän asian ”unohtumista”. Muun kiireen ja tohinan keskellä auttaa vain kalenteri. Päivityksiin kannattaa varata aikaa etukäteen ja säännöllisesti, vaikka kuukausittain. Päivässä ehtii aika paljon, eli varaa kalenteristasi vaikka jokaisen kuukauden viimeinen perjantai nettisisältöjesi päivittämiseen.
Tee toimituksellinen suunnitelma ja aikataulu
Sisällöntuottaja on julkaisija. Suuretkin kustantajat ja julkaisijat laativat julkaisusuunnitelmia. Mikset sinä tekisi samoin, esimerkiksi aina vuodeksi eteenpäin. Se ei tarkoita, ettet voisi poiketa suunnitelmasta, jos olosuhteet muuttuvat, mutta ilman suunnitelmaa homma ei varmastikaan toimi.
Hyvän sisällön luominen vaatii aikaa riippumatta siitä, tuleeko sisältö olemaan blogikirjoituksia, asiakaslehtiä, tiedotteita, videoita, sähköisiä oppaita tai kirjoja. Joudut tekemään tutkimusta, keräämään tietoa ja kyselemään, mitä asiakkaasi tarvitsevat. Siksi tarvitset kaksi aikataulua:
- Tee ensin selkeä suunnitelma siitä, mitä ja milloin julkaiset sekä
- projektiaikataulu sisällöntuottamiselle, miten aineistoa kerätään ja milloin julkaistava materiaali tehdään.
Nimeä vastuuhenkilöt
Vastuualueiden määrittely on tärkeää projektin onnistumiselle. Jokaisella projektilla ja työtehtävällä tulisi olla vastuuhenkilö. Sisältömarkkinointi ei yleensä kaadu sisällön laatuun, vaan aikataulujen pettämiseen. Siksi projektipäällikkö voi olla tärkein henkilö, vaikkei hän itse loisi sisältöjä ollenkaan.
Projektipäällikön on huolehdittava koko hankkeen onnistumisesta, muun muassa sisällönsuunnittelusta, -tuottamisesta, julkaisukanavista ja -tekniikasta.
Pienellä suunnittelulla voi saada ihmeita aikaan – erityisesti sisältömarkkinoinnissa. Paneutumalla, omistautumisella ja sopivilla rutiineilla minkä kokoinen firma tahansa voi tehdä suuren vaikutuksen asiakkaisiinsa.
Tunnista sisällön lähteet
Perinteisesti sisältö tuotetaan tiettyä projektia varten suunnitelman mukaan. Helposti unohdetaan, että organisaatiossa luodaan sisältöä koko ajan. Tiedottajat kirjoittavat tiedotteita uusista asioista ja tulevista tapahtumista. Johtajat ja työntekijät pitävät puheita ja esitelmiä säännöllisesti. Eli, jos saat oikeudet tallentaa ne videona tai audiona, saat helposti tärkeää sisältöä.
Tekevätkö insinöörit ja tuotekehittelijät dokumentteja suunnittelusta ja laadunvalvonnasta? Jos näin on, voisiko niistä löytyä asiakkaillesi tärkeää tietoa ja tulevaisuuden näköaloja.
Listaa voisi jatkaa loputtomiin ja se vaihtelisi jonkin verran eri organisaatioissa. Tavoitteena on tarkastella, mitä yrityksessäsi tapahtuu ja työstää alkuperäisistä sisällöistä helmet asiakkaittesi ulottuville.
Pienyrityskin tuottaa sisältöä
Kuinka helppo on ajatella, että suuryritykset kyllä tuottavat materiaali, mutta eihän meillä tapahdu mitään merkittävää. Pienen yrityksen asiat eivät yleensä pääse Kauppalehteen tai Taloussanomiin, mutta siitä huolimatta – tai oikeastaan siitä syystä – omalle yritykselle ja asiakkaille merkittävät asiat tulisi julkaista omilla nettisivuilla.
Hanki ulkopuolista apua
Junta42:n ja BtoB Magazinen vuonna 2008 tekemän tutkimuksen* mukaan useimmat bisness-to-bisness-yritykset ulkoistavat sisältöprojekteja.
Kirjoitin artikkelissani Ulkoistaminen ja sisäistäminen, mitä markkinoinnin osa-alueita voi ulkoistaa. Ulkoistaa voidaan muun muassa projektinhallintaa, sisällöntuottamista, suunnittelua, koodaamista, web-kehittämistä, yleisötyötä**, jakelua, markkinointia, jne.
Kirjoittaminen on vaikeaa ja vaatii harjoittelua. Jos sinulla on kirjoittamisen taito, se on todella hieno asia. Jos ei ole, kannattaa etsiä osaaja yrityksen ulkopuolelta. Sen lisäksi kannattaa aloittaa kirjoitusharjoitukset heti.
Harvoin on mahdollisuutta ulkoistaa koko projektia, mutta ulkoistaa voi osiakin. Esimerkiksi minulla on asiakkaita, jotka lähettävät minulle yrityksensä ajankohtaiset asiat ”ranskalaisilla viivoilla”, joista minä toimitan ne julkaisukuntoon. Samaan tapaan olen auttanut myös blogityyppisissä projekteissa.
* Business-to-Business Custom Publishing Research
** Yleisötyö (audience development) on taiteen parista noussut termi. Mielenkiintoinen tuttavuus.
Se mikä tekee sisällöntuottamiseen harjaantumisesta haastavaa on epäonnistumisen pelko ja joskus liiankin suuri itsekritiikki omia tuotoksiamme kohtaan.
Ja tuo mitä sanoit pienyrityksien ajattelutavasta että, ”Eihän meillä tapahdu mitään merkittävää” kuvastaa myös hyvin sitä miten sokeiksi tulemme omalle toiminnalle.
Vaikka joku asia ei yrittäjästä itsestään tunnu merkittävältä asialta, se voi silti olla sitä asiakkaalle. Aina pitäisi uskaltaa jättää asiakkaan päätettäväksi onko asia merkittävä vai ei.
Pääsääntöisesti kuitenkin kaikesta yrityksen tuottamasta sisällöstä aina joku saa jotain hyötyä irti ja toisaalta on mahdoton tuottaa sisältöä, josta jokainen kokee saavansa hyötyä.
Jari Parantainenkin jaksaa blogissaan aina muistutella ,että asiat ovat siltä miltä ne näyttävät. Jos yrityksen nettisivuilla viimeisin päivitys on viiden vuoden takaa, niin kyllä uudelle potentiaaliselle asiakkaalle tulee herkästä mielikuva, että myös yrityksen muukin toiminta on viiden vuoden takaa.
Tästä syystä paransin itse tapani, tein julkaisusuunnitelman ja tuotan nyt ja jatkossa säännöllisesti sisältöä verkkoon. Siitä hetkestä kun ruperin tuottamaan ahkerammin sisältöä on nyt noin kuukauden päivät aikaa. Tulokset: Verkkosivujen kävijämäärä on tuplaantunut ja samoin asiakaskontaktit.
Ps. Kiitos Janne hyvistä sisältöön liittyvistä vinkeistä, jota olen tästä blogista saanut.
Loistava kirjoitus. Ongelma ei tosiaan useinkaan ole siinä, etteikö yritys ymmärtäisi aktiivisen sisällöntuotannon merkitystä. Sen aloittaminen tai jatkaminen tauon jälkeen vain tuntuu pelottavalta peikolta. Yksi pyhästi sovitusta aikataulusta unohtunut blogikirjoitus tai viikko ilman ajankohtaista uutista riittää aloittamaan noidankehän. Viikko muuttuu helposti kahdeksi. Tauosta puolestaan tulee herkästi pysyvä olotila.
Merkityksellisten sisältöjen hahmottaminen ja sen näkeminen, miten yrityksen toiminnassa tuotettavasta tiedosta ja dokumentaatiosta rakennetaan asiakkaille hyödyllistä infoa, puolestaan vaatii usein lintuperspektiiviä. Omaa bisnestä vain katsotaan yksinkertaisesti liian läheltä.
Kiitos kommenteistanne ja kehuistanne Pasi ja Jussi!
Molemmat toitte esille yhtäältä itsekritiikin ja toisaalta sokeutumisen omalle tekemiselle. Veikkaan, että näiden asioiden kanssa joudumme kaikki kamppailemaan aika-ajoin, oikeastaa jatkuvasti.
Itselleen on syytä olla armollinen. Liika piiskaaminen ei herätä uinuvaa luovuutta. Jussin mainitsema retkahtaminen tapahtuu silloin, jos emme salli itsellemme pientä vapautta jättää joskus blogikirjoitus väliin, tms. Paineen alla ajattelemme helposti ”repsahduksen” satuttua: Paskaaks tässä sitten.
Eri asia on se, jos olemme luvanneet jollekin hoitaa asian, esim. asiakkaalle tai pomolle. Silloin jousto täytyy löytää jostain muusta työtehtävästä. Heillekin on tarvittaessa hyvä myöntää, että tuli luvattua liikaa.
Vielä Pasin mainitsemasta hyödyllisyydestä:
Kaikki asiat, mitä yritys tekee on periaatteessa merkityksellisiä yritykselle ja asiakkaille. Jos eivät ole, yrityksessä tehdään vääriä asioita 🙂
Niin itseasiassa monesti ne yritykselle itselleen pienemmät uutiset ja muutokset ovat asiakkaille niitä tärkeimpiä.
Esimerkiksi yritys muistaa päivittää sivuilleen tiedon yrityksen 10-vuotis juhlista tai toimitusjohtajan 50-vuotis juhlista, mutta unohtaa laittaa sellaiset ”vähäpätöiset” asiat kuten aukioloaikojen muutokset tai kesälomien aiheuttamat muutokset sivuilleen.